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Si trabajas con alimentos, sabes que el tiempo es tu enemigo número uno. Un palet que se queda olvidado en el fondo de la estantería no es solo comida que se tira; es dinero que sale directamente de tu margen de beneficio y un riesgo potencial que ningún responsable de calidad quiere asumir.
En Trazabilidad.es creemos que la gestión de fechas no debería ser una fuente de estrés. Por eso, hoy vamos a hablar del estándar de oro en la industria: el sistema FEFO.
¿Qué es el método FEFO y por qué es mejor que el FIFO?
Muchos almacenes tradicionales funcionan bajo el sistema FIFO (First In, First Out: lo primero que entra es lo primero que sale). Esto funciona bien para tornillos o ladrillos, pero en alimentación es insuficiente.
El sistema FEFO (First Expired, First Out: lo primero que caduca, es lo primero que sale) pone el foco donde realmente importa: en la fecha de vencimiento.
La diferencia clave: Imagina que recibes hoy un lote de yogures que caduca en 15 días, y mañana recibes otro que, por procesos del proveedor, caduca en 10 días. Con FIFO, gastarías primero el de 15 días. Con FEFO, priorizarías el de 10 días, salvando ese stock de acabar en el contenedor de basura.
Ventajas Reales: ¿Qué gana tu empresa al implementar FEFO?
Implementar este sistema requiere disciplina, pero los beneficios se notan en la cuenta de resultados desde el primer mes:
Guerra al Desperdicio Alimentario: Minimizas drásticamente las bajas por productos caducados. En un sector con márgenes ajustados, reducir el desperdicio un 5% puede suponer un aumento neto de beneficios muy relevante.
Seguridad y Reputación: Te aseguras de que tu cliente (ya sea un distribuidor o el consumidor final) siempre reciba un producto con "vida útil" suficiente. No hay nada que dañe más una marca que un lote que llega al lineal con apenas dos días de margen.
Auditorías sin sudores fríos: Cuando un inspector de Sanidad te pide la trazabilidad de un lote, el sistema FEFO te permite demostrar una rotación lógica y monitorizada. Es la prueba de que tienes el control total de tu stock.
Guía de Implementación: De la teoría a la estantería
Para que el FEFO no se quede en una buena intención, hay que aplicarlo físicamente. Aquí te damos tres consejos de "trinchera":
La Regla de la Estantería: Parece obvio, pero el personal debe estar formado para que, al reponer, el producto nuevo vaya al fondo y el que está próximo a caducar se desplace al frente. "Lo que más brilla, lo primero que sale".
Códigos Visuales (Semáforo): Utiliza etiquetas de colores. Por ejemplo: etiqueta roja para lo que caduca este mes, amarilla para el mes que viene. Esto evita errores humanos y agiliza el trabajo del operario de almacén.
Digitalización Obligatoria: En 2026, llevar las caducidades en una libreta es jugar a la ruleta rusa. Necesitas un sistema que te lance alertas automáticas (vía email o notificación) 15 o 30 días antes del vencimiento. La tecnología debe trabajar para ti, no al revés.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis registros? (La gran duda)
Esta es la pregunta que más nos hacéis en las consultorías. El Reglamento 178/2002 no da una cifra única, pero la lógica técnica y legal en España nos marca estos plazos que debes conocer:
1. Productos Frescos y Perecederos
Para productos destinados al consumo inmediato, la norma es: Vida útil del producto + 6 meses adicionales. Esos seis meses extra son el margen que se estima para que, si ocurre una intoxicación o reclamación tardía, los registros sigan existiendo.
2. Productos de Larga Duración (Congelados o Conservas)
Si tu producto pasa por procesos de congelación, esterilización o secado, su vida se alarga años. En estos casos, la recomendación estándar es conservar los registros durante 5 años. Es un periodo de seguridad que te protege ante cualquier investigación retrospectiva de las autoridades.
3. El caso especial de los OMG
Si trabajas con Organismos Modificados Genéticamente (piensos, ingredientes específicos), la ley es inflexible: debes guardar toda la información de proveedores y clientes durante 5 años tras la fecha de entrega. Aquí no hay margen de interpretación.
📢 La trazabilidad no es solo "apuntar lotes". Es saber que cada segundo que un producto está en tu almacén, tienes el control de su destino. Un sistema FEFO bien engrasado es lo que permite a las empresas pasar de una gestión reactiva (apagar fuegos) a una gestión proactiva (rentabilidad y seguridad).
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